Вероятно сте чували думата „база данни“ да се хвърля и преди. Базата данни е голяма колекция от информация, която помага на потребителите да организират, преглеждат, търсят, извличат и събират данни. Ако имате база данни, имате нужда от подходящи инструменти и приложения, за да се справите с нея и да извлечете максимума от нея. Особено за тези, които работят в екипна среда и трябва да споделят данни с други хора (потребители, разработчици, рецензенти и т.н.), идеалното решение е Microsoft Access, и с помощта на нашия мамят за достъп ще станете професионалист за нула време.
Улеснете работата си, като използвате функциите и инструментите на Access. Ако смятате, че се справяте добре с организирането на информацията, Access е на път да ви взриви. Когато правите файл в Access, по същество създавате файл, който съдържа различни части от вашата база данни. След това можете да разделите вашата база данни на различни, свързани части, за да запазите управлението лесно и бързо. Тези елементи се наричат таблици, заявки, формуляри, отчети и т.н.
След като дефинирате всички тези различни елементи, можете да поддържате всичко организирано. Това ви дава възможност да споделяте и предоставяте информация ясно и да изграждате цели проекти в един единствен файл. Без значение с каква цел Access може да помогне на вас или вашия бизнес да запази информацията ясна, сигурна и организирана.
Тази измамна карта има за цел да запознае хората как работят новите поколения на Access. Не е изненадващо, че подобно изпълнено с функции приложение отнема известно време, за да се овладее. Тук сме, за да ви помогнем с някои съвети и трикове, за да започнете бързо с Access или да освежите паметта си, ако сте ветеран на Access.
- Съвет: Ако вашите приятели, колеги или служители трябва да научат повече за Microsoft Access, не се притеснявайте и споделяйте тази статия! Знанието е сила и вие имате способността да помагате на другите да учат чрез споделяне.
Как да навигирам в лентата за достъп на Microsoft
Интерфейсът, с който работим, може да стане объркващ за новите потребители. Ето малко инфографика за основния интерфейс на Access, базиран на Access 2016. Ако сте объркани относно различните елементи, не се притеснявайте. Ще разгледаме задълбочено лентата, таблиците с данни, обектите и още по-късно в статията. Просто продължете да четете!
За щастие на тези, които работят от известно време с приложенията на Office, интерфейсът на Access не е толкова непознат, колкото бихте си помислили. Добри приятели като лентата, лентата Tell me и лентата с инструменти за бърз достъп се връщат, за да ви помогнат, докато частта от данни на Access остава чиста и лесно четима.
Въведение в лентовия интерфейс
Лентата е основна част от приложенията на Office Suite, като Access вече много години. За първи път беше представен още в Office 2007, проектиран с по-лесна навигация. Никога няма да се налага да използвате старомодни менюта с множество нива от подменюта с лентата.
Силно визуалният интерфейс ви помага бързо да намерите инструментите, които познавате и обичате. Лентата е вашият основен начин за навигация в Access, отваряне на възможностите за форматиране на текст, вмъкване на елементи, внедряване на функции, ощипване на вашата база данни и много други.
За разлика от по-ранните версии на Access, лентата в новите версии като Access 2016 и Access 2019 има по-плосък и компактен дизайн, за да позволи по-малко бъркотия на екрана ви да отвлича вниманието ви от работата ви. Този минималистичен интерфейс придава на Access модерен и стилен външен вид, който го отличава от конкурентите.
Местоположението на инструментите и функциите е приблизително същото като предишните версии, така че не би трябвало да имате проблеми с намирането на любимите си команди. Ако се мъчите, просто използвайте новата функция Tell Me.
Работете по-бързо с лентата Tell Me
Функцията „Кажи ми какво искаш да направиш“ или просто „Кажи ми“ има за цел да осигури достъп до инструменти, дори ако не знаете точното им място в лентата. За първи път беше добавен към повечето приложения на Office 2016 и спечели престоя си и в Office 2019. Можете да го използвате, като щракнете върху него точно до последния раздел на лентата или натиснете Alt + Q клавиши на клавиатурата. Ще забележите, че функцията ви позволява да пишете - тогава можете да кажете на Access какво искате да направите.
Въз основа на вашето въвеждане Access ще предложи инструменти, които са свързани с това, което търсите. Например, ако въведете имуществен лист лентата Tell Me автоматично ще покаже опции, които ви позволяват да създавате или модифицирате лист със свойства и дори предлага други инструменти, свързани с листа.
Дори ако се смятате за гуру на Access, функцията Tell me може да ви помогне да ускорите работата си. Никога няма да се налага да копаете лентата или да търсите онлайн в опит да намерите някога някоя функция отново.
Запознайте се със зоната зад кулисите
Когато щракнете върху менюто Файл в Access (и друго приложение на Office), ще стигнете до зоната, която Microsoft нарича 'зад кулисите'. Тук, вместо да виждате раздел с команди, подредени в лентата, получавате изглед на цяла страница с информация и различни основни задачи за отваряне и запазване на файлове, печат и други опции за споделяне.
Освен това можете да използвате менюто Файл, за да видите информация за отворения в момента файл. Това означава да видите времето, в което е създаден, последно променен, собственика, както и размера на файла и много други. Можете също да използвате функцията Compact & Repair или да добавите защита с парола като собственик на файл.
Дефиниране на обектите на базата данни в Access
След като сме свалили основния интерфейс, е време да се запознаем с обектите на базата данни, които ще работите в Access. Тези обекти са това, което ще видите в навигационния прозорец вляво, когато започнат да съставят вашите проекти. Можете да създавате обекти от раздела Създаване на лентата и да ги променяте по всяко време в бъдеще, за да се приспособите към промените във вашата база данни. Нека направим кратко преглед на вашите опции за обект:
- Таблиците съхраняват свързани данни в редове (записи) и колони (полета). Те функционират подобно на клетките в Excel, вероятно представляващи голяма част от вашите проекти.
- Заявки преглеждат, изчисляват, сортират, филтрират, променят и изследват данните, съхранявани в таблиците ви.
- Формулярите са персонализирани екрани, които ви позволяват лесно да въвеждате нови данни и да преглеждате вече съществуващи данни в таблица.
- Отчетите показват данни от таблица или заявка в отпечатан формат, идеални за преглед и проверка за грешки.
- Макросите са в състояние да автоматизират повтарящи се задачи. Можете да стартирате макрос, като щракнете върху бутон или натиснете клавиш за бърз достъп, присвоен на макроса.
- Модулите са групи от процедури, написани на езика Visual Basic и използвани също за автоматизиране на задачи.
Полеви типове данни
Има много начини за работа с полета в Access, които улесняват работата с различни проекти. Например, дефинирането на поле като число, а не като текст, позволява на Access да извършва изчисления с това поле.
Ето кратко описание на различни типове данни можете да въведете и тяхното поведение:
- Кратък текст: Съхранява максимум 255 знака текст и / или числа.
- Дълъг текст: Съхранява текст до 64 000 знака.
- Number: Съхранява числата и позволява извършването на изчисления с помощта на клетка за данни.
- Дата / час: Съхранява дати и / или часове.
- Валута: Съхранява цифри и символи, които представляват валути от реалния свят.
- AutoNumber: Автоматично присвоява уникален номер за всеки запис.
- Да / Не: Съхранява стойност „Да“ или „Не“.
- OLE обект: Съхранява обекти, направени в други приложения, като електронна таблица на Excel, документ на Word или графика на PowerPoint.
- Хипервръзка: Съхранява връзки, върху които може да се щракне, за да се отворят уебсайтове или файлове в мрежа.
- Прикачен файл: Позволява ви да прикачите файл или изображение към вашата база данни.
- Голям брой: Съхранява непарична, числова стойност. (Налично само в Access 2019.)
Започнете с шаблон
Изплашен ли сте от празен документ? С Access имате огромна библиотека от шаблони, които вече са вградени в приложението, за да ви помогнат да започнете. Това ви дава огромен бърз старт, когато работите по проекти от всякакъв мащаб. Можете да намерите множество шаблони във всяка от предоставените категории, което означава, че има огромно разнообразие на разположение всеки път, когато създавате нов документ. Дори след като изберете шаблон, все още имате много опции за пълно редактиране на персонализиране на вашата база данни след това.
Винаги архивирайте вашата база данни
Това е съвет дори за ветераните на Access там. Винаги, и ние го имаме предвид, винаги създавайте резервни копия на вашата база данни редовно. Никога не знаете какво може да се случи с вашите файлове в бъдеще поради неочаквани обстоятелства. Може да бъде спасител, ако имате лесно достъпни резервни копия от облака или друг компютър.
Полезни клавишни комбинации за достъп, които всеки трябва да знае
За да сложим край на този измамен лист, решихме да включим някои от най-полезните клавишни комбинации на Access, които можете да използвате, за да ускорите работата си:
- Можете бързо да създадете нова база данни, като натиснете Ctrl + N .
- За да добавите нов запис във вашия лист с данни или формуляр, натиснете Ctrl + знак плюс (+) на клавиатурата.
- Можете да увеличавате и намалявате страницата, като натискате клавиша Z.
- Превключете панела за навигация с F11 .
- Отворете раздела Търсене, за да търсите в лист с данни или формуляр с Ctrl + F .
- Можете бързо да запазите вашата база данни с Ctrl + S .
Ако търсите софтуерна компания, на която можете да се доверите заради нейната почтеност и честни бизнес практики, не търсете повече от . Ние сме сертифициран партньор на Microsoft и акредитиран бизнес от BBB, който се грижи да предостави на нашите клиенти надежден и удовлетворяващ опит в софтуерните продукти, от които се нуждаят. Ще бъдем с вас преди, по време и след всички продажби. Това е нашата 360-градусова гаранция за запазване на софтуера. И така, какво чакаш? Обадете ни се днес +1 877 315 1713 или изпратете имейл на sales@softwarekeep.com. Освен това можете да се свържете с нас чрез чат на живо.
