Как да оптимизирате вашата пощенска кутия в Outlook в 5 лесни стъпки

Претрупаната входяща поща е лоша новина. Не само е трудно да намерите важни имейли, но постепенно ще получавате все по-малко и по-малко мотивация да отваряте приложението Mail всеки ден. Какво можете да направите, за да избегнете бъркотия сред съобщенията си? Просто оптимизирайте входящата си поща в Outlook, като използвате 5 лесни стъпки по-долу.

Ако някога сте се чувствали неспокойно, когато разглеждате входящите си имейли, тази статия е за вас. Спрете да оставяте имейлите да се трупат и да ви нахлуват с известия, като просто оптимизирате входящата си поща. Не е нужно постоянно да наблюдавате пощата си и да прекарвате часове наред, опитвайки се да изчистите всичко. Просто разгледайте тези 5 лесни стъпки в Outlook за Microsoft 365 и подредете всичко за вас.

Забележка : Повечето от тези функции се отнасят за Outlook за Microsoft 365 / Office 365. Някои от тях обаче са достъпни и чрез имейл услугата на Microsoft, Outlook.com.

Оптимизирайте вашата пощенска кутия в Outlook в 5 лесни стъпки

Нека да видим как можете да станете професионалист на Outlook при организирането на вашата поща и накрая да постигнете онази входяща поща с нулеви известия, за която сте мечтали.

1. Почистете, като изтриете дублирани имейли

Знаете ли, че Outlook разполага с автоматизиран инструмент за изтриване на дублиращи се имейли? Сега правите. Използвайте тази функция за бързо намаляване на броя имейли, които трябва да преглеждате всеки ден само с няколко кликвания.

1. Отворете входящата поща, която искате да изчистите. Не забравяйте да останете по подразбиране У дома tab - можете да проверите в кой раздел се намирате, като разгледате интерфейса на заглавната лента.
2. Разгънете Почисти падащото меню, след което изберете или Почистване на папка или Разчистване на разговора , в зависимост от вашите нужди.
   
   
3. На екрана ви ще се появи подкана. Потвърдете, че искате да изчистите разговора или папката, и вижте как намалява броят на непрочетените имейли във входящата ви поща.

Хубавото на функцията за почистване е фактът, че всички изтрити елементи могат да бъдат възстановени за определен период от време. Можете да ги намерите в Изтрити елементи папка отстрани на прозореца на Outlook.

2. Създайте папки за имейлите си

Наличието на всяка една от входящата ви поща в една папка може да ви обърка. Разбира се, спамът обикновено се сортира в категорията за нежелана поща, но всичко останало зависи от вас. Аз лично препоръчвам да създавате някои основни папки и да сортирате входящата си поща всеки ден.

Следвайки Първи неща ® или GTD ® методология за организиране на задачи, можете лесно да подобрите производителността с Outlook. Първо, трябва да създадете три различни папки:

• Входяща поща (по подразбиране) - Оставете важни имейли във вашата пощенска кутия по подразбиране. Това трябва да са съобщения, на които можете да отговорите незабавно или трябва да присъствате спешно.
• Да направя - Плъзнете неспешни имейли в тази папка. Можете да поддържате входящата си поща чиста и да се стремите към тези съобщения по-късно през деня.
• Проследяване - Преместете имейли в тази папка, която сте задържали, като отговори, които чакате, или задачи, които сте отложили.
• Напомняния - Някои имейли изобщо не изискват да отговаряте на тях. Съхранявайте ги в отделна папка, за да можете винаги да погледнете назад и да ги намерите с лекота.

Забележка : За да създадете нови папки, просто щракнете върху папката с входящата поща и изберете Нова папка. Тук просто въведете името и натиснете Enter.

Трябва да започнете всеки ден, като сортирате имейлите си в тези категории, след което да планирате време, което да клони към папката Ви със задачи по-късно. Уверете се, че сте в съответствие с това! Можете да продължите да сортирате получавате имейли през целия ден.

Ако е необходимо, не се страхувайте да създавате повече папки, този метод трябва да бъде персонализиран само за вас и за вас.

3. Използвайте изгледа Task

Знаете ли, че можете да създавате задачи от имейли? Всеки път, когато получите съобщение, което искате да конвертирате в задача, просто го плъзнете в иконата на списъка със задачи на Outlook, за да изведете съветника за настройка на задачата. Тук можете да дадете на задачата си име, описание и дори да настроите напомняне.

Ако зададете напомняне, задачите ще се покажат подобно на напомняне за събрание в определеното време. Това ви позволява да останете организирани и да създавате задачи с лекота, направо от входящите имейли.

4. Задайте правила за автоматично сортиране на входящата поща

Правилата ви позволяват да премествате, маркирате и отговаряте автоматично на имейл съобщения, което улеснява много работата с Outlook. Можете да използвате правила за възпроизвеждане на звуци, преместване на съобщения в папки или автоматично показване на предупреждения за нови елементи.

Аз лично намирам за най-полезното правило възможността за преместване на елемент от определен подател или с определени ключови думи в темата в друга папка. Това означава, че ако са изпълнени определени критерии, имейл ще бъде преместен в посочената пощенска кутия, без да се налага да го докосвате.

Ето основно ръководство за това как да настроите правило в Outlook.

1. Щракнете с десния бутон на мишката върху съобщение във входящата ви поща или друга имейл папка и изберете Правила .
2. Изберете една от опциите. За да видите повече опции, изберете Създайте правило .
3. В Създайте правило диалогов прозорец, изберете едно или повече от първите три квадратчета за отметка.
4. В Направете следното , ако искате правилото да премести съобщение в папка, проверете Преместване на елемент в папка кутия.
5. Изберете целевата папка от Изберете папка изскачащ диалог и след това щракнете Добре .
6. Щракнете Добре още веднъж, за да запазите правилото си.

5. Възползвайте се от категориите

Цветовото кодиране на имейлите ви ще ви помогне лесно да идентифицирате и групирате свързаните елементи в Outlook. Можете да избирате от набор от категории по подразбиране или да създавате свои собствени и след това да присвоявате категориите към имейлите си в Outlook.

За да зададете категория цветове от прозореца за четене или отворено съобщение, изберете Категоризирайте от Етикети група на лентата и изберете категория от списъка.

Финални мисли

Ако искате да прочетете повече статии, свързани със съвременните технологии, помислете за абониране за нашия бюлетин. Редовно публикуваме уроци, новинарски статии и ръководства, за да ви помогнем във вашия ежедневен технологичен живот.